クレジットカードで経費精算するメリット!領収書がいらなくなる

「現金で経費精算してるんだけど、キャッシュレスに対応したほうがいいのかな」
「クレジットカードで経費精算するのって、何か良いことがあるのだろうか」

ペーパーレスが叫ばれる中、このように考える方は少なくありませんよね。
結論を言えば、経費精算は現金より法人クレジットカードのほうがメリットが大きいです。

この記事では、そんな法人クレジットカードで経費精算する5つのメリットと基本的な知識、注意点、選び方などを徹底解説します。

経費精算は法人クレジットカードでするべき理由

経費精算は法人クレジットカードの使用を徹底するべきです。
これから日本は本格的に、書類の電子化が義務付けられる可能性が高いからです。

2022年1月には電子帳簿保存法が改正され、電子取引した書類は電子データ保存が義務付けられました。
2023年12月31日までは電子データを紙に出力して保存しても問題ありませんが、2024年からは電子保存していなければ青色申告を取り消される恐れがあります。

このように、ペーパーレスがどんどん進んでいくのは間違いありません。
今のうちに精算書類を紙からデジタルに変えておかなければ、時代に対応できず、業務が滞ったり余計な事務作業が増えたりしてしまいます。
そうならないためにも経費精算を現金から法人クレジットカードに切り替え、来るペーパーレスの時代に備えておきましょう。

法人クレジットカードで経費精算するメリット5選

法人クレジットカードで経費精算するのは、単に「これから必要だから」という理由だけではありません。
次のようなメリットもあります。

  • 経費精算が楽になり業務が効率化する
  • 振り込む必要がなくなり経費削減につながる
  • 経費の不正がなくなりガバナンスが強化される
  • キャッシュフローにゆとりが生まれる
  • 特典がもらえたりポイントが貯まったりする

それぞれ解説します。

経費精算が楽になり業務が効率化する

法人クレジットカードは経費精算が楽になり、業務効率化を図れる可能性があります。
すべて電子データとして記録されるからです。

たとえば現金の場合、領収書を経費精算システムに手動で入力しなければなりません。
打ち込む手間がかかるうえに、誤入力の危険性があります。

クレジットカードの場合、経費精算システムに自動的に反映されるため、わざわざ入力する必要はありません。

したがって余った時間を他の業務に回せたり、残業代の削減につなげられたりできるのです。

法人クレジットカードであれば領収書は不要

法人のクレジットカードで精算したものに関しては領収書は不要になりクレジットカードの明細のみ大丈夫です。
逆にクレジットカードで経費を支払ったときに領収書をもらうと二重計上にならないように注意が必要です。

また、電子帳簿保存法とも関連してきますが今後は電子取引した情報はデータで保存することが義務づけられます。
例えばアマゾンや楽天で購入した場合に発行される電子取引での領収書は紙での保存が認められなくなり経費として計上できません。

しかし、法人クレジットカードであればカード明細でも経費として計上できるので電子取引の領収書が不要になります。

電子帳簿保存法についてはこちらで詳しく解説しています。

振り込む必要がなくなり経費削減につながる

経費精算を法人クレジットカードにすると、経費削減できる可能性もあります。
クレジットカード決済の場合、振込手数料など余計な費用がかかりません。

銀行振込する場合、振込手数料が発生します。
月に100回振り込む場合、振込手数料が770円だとしたら、年間で100万円近くかかってしまいます。

経費の支払いを法人クレジットカードに一本化すると、年間100万円近くかかってしまう経費がゼロになるのです。
さらに、振込金額の間違いや振込手続きなど、さまざまなリスクや手間を省くこともできます。

経費の不正がなくなりガバナンスが強化される

法人クレジットカードで経費精算すれば、ガバナンスがより強化されます。
経費の不正使用を防ぎやすくなるからです。

よくあるのが、あたかも出張に行ったかのように見せかけ、領収書を偽造し、経費を不正に着服するという「カラ出張」です。
現金の場合、どのように使われたのかわからないため、このような犯罪はなかなか防げません。

クレジットカードだと、経費がどのように使われたのか確実にわかります。
不正な利用を防ぐことができ、社員のコンプライアンス意識を高められます。

キャッシュフローにゆとりが生まれる

キャッシュフローに不安を抱えている場合、早めに法人クレジットカードを導入しましょう。
法人クレジットカードだと引き落としまで支払猶予が発生します。

たとえば、現金が100万円しかない場合に、以下の経費が発生したとしましょう。

  • 仕入れ:50万
  • 人件費:60万

経費を現金精算にしていると、人件費を払うために10万円を借り入れなければなりません。
法人クレジットカードは支払いを「2ヶ月後」などと設定できるため、人件費を払えるどころか、40万円分の余裕が生まれます。

特典がもらえたりポイントが貯まったりする

法人クレジットカードで経費を精算すれば、個人のクレジットカードと同じようにポイントが貯まります。
さらに、法人ならではの特典も受けられます。

法人クレジットカードによくある特典は以下のとおりです。

  • さまざまな福利厚生がお得に受けられる
  • ゴルフ場のプレー予約を代行してもらえる
  • 対象のレストランにおいて、2名以上で予約した際に1名分のコース料理が無料になる、など

現金精算の場合、こういった特典はありません。

法人クレジットカードで経費精算する際の基本

このように法人クレジットカードの経費精算はメリットがたくさんあります。
続いては、「法人クレジットカードを作ってみようかな」と考える方に向けて、経費精算する際に知っておくべき2つの基本を紹介します。

  • 経費として認められるもの
  • 経費精算する手順

経費として認められるもの

法人クレジットカードで経費として処理できるのは以下のとおりです。

法人税などは経費として認められないものの、クレジットカード決済することは可能です。
税金を法人クレジットカードで納付した場合、以下のメリットがあります。

  • 年間利用額が上がり、ポイント還元率を増やせられる
  • 年間利用額が上がり、与信枠を増やせる可能性がある
  • 引き落としを先延ばしにすることでキャッシュフローを安定させられる
  • カードによっては分割払いできる
  • 24時間いつでも支払える

経費精算する手順

中には次のように考える方もいますよね。

「現金精算に慣れているから、クレジットカードで経費精算するのが面倒」

クレジットカードの経費精算は現金より圧倒的に簡単です。
その流れは以下のとおりです。

  1. 申請者が経費精算書を提出する
  2. 上司が承認する
  3. 精算する
  4. 経費精算システムに自動的に同期される
  5. 経理担当者が確認・承認

自動的に同期されるため、経費精算システムに手作業で入力する必要はありません。

法人クレジットカードを使ったお得な経費精算の仕方

今まで説明してきたように、経費精算は現金より法人クレジットカードのほうが圧倒的にお得です。
ここでは法人クレジットカードの経費精算をさらにお得にするための方法を2つ紹介します。

  • 支払いを一本化する
  • 従業員に追加カードを作る

これらを徹底することで、法人クレジットカードのポイントがどんどん貯まります。

支払いを一本化する

消耗品の購入や仕入れだけじゃなく、さまざまな経費をクレジットカードで精算しましょう。
そうすることでポイントが積み重なります。

上述したとおり、税金含めさまざまな支出をクレジットカードで精算可能です。
毎月100万円の経費がある場合、すべてを還元率1%の法人クレジットカードで決済すると、年間で12万円分のポイントが手に入ります。

従業員に追加カードを作る

従業員に追加カードを持たせるのもおすすめです。
法人クレジットカードは、同じ条件でカードを追加できるものもあります。

追加カードを持たせると、従業員の支出に関してもポイントが貯まります。
ただ、場合によってはカードの枚数分、年会費がかかるケースもあるので気をつけてください。

法人クレジットカードで経費精算する際の注意点

法人クレジットカードはメリットが多いですが、作る前に注意点を把握しておきましょう。
以下3つの注意点を知っておくだけで、法人クレジットカードを安全に使えます。

  • 二重計上に気をつける
  • 基本的にキャッシング・分割払いできない
  • 個人的な目的では使用できない

二重計上に気をつける

まず、二重計上に気をつけてください。
法人カードで決済すると、以下の2枚が発行されることがあるからです。

  • 領収書
  • クレジット売上票

経理担当に分けて提出してしまうと、重複して計上する恐れがあります。

二重計上を防ぐためには、経費精算システムを導入して同期させておきましょう。
同期させておけば、二重に計上される心配はありません。

基本的にキャッシング・分割払いできない

法人クレジットカードは、基本的にキャッシング・分割払いに対応していません。
個人クレジットカードと違って扱う金額が高く、キャッシング・分割払いを認めてしまうと貸し倒れのリスクが高まってしまうからです。

中にはキャッシング・分割払いできるカードもありますが、融資に比べると利率が非常に高いので気をつけてください。
借り入れしたい場合、事業ローンなどを組むのがおすすめです。

個人的な目的では使用できない

法人クレジットカードは現金精算と違って、社員の不正利用を防ぎやすいメリットがあります。
だからといって、100%不正を防止できるわけではありません。

むしろ、現金精算より簡単に決済できるため、私的利用したり余計に消耗品などを購入したりする場合もあります。
このような事態にならないよう、利用範囲をしっかり決めておきましょう。

経費精算におすすめな法人クレジットカードの選び方

法人クレジットカードはたくさん種類がありますが、「いろいろ契約してみて自社に合ったものを採用する」というのはおすすめできません。
同時に申し込みすると「訳ありなんだな」と思われ、審査に落ちやすくなってしまいます。

後悔しないためには、3つのポイントで法人クレジットカードを選びましょう。

  • キャッシュフロー
  • 還元率
  • 年会費
「おすすめの法人クレジットカードを一覧で見てみたい」という場合、以下の記事をご覧ください。

キャッシュフロー

まず、注目すべきなのが「キャッシュフロー」です。
キャッシュフローに困っているなら、締め日から支払い期日までの日数が長い法人クレジットカードを選びましょう。

クレジットカードによって、キャッシュフローは異なります。
たとえば、主要な法人クレジットカードにおいても次のような差があります。

クレジットカード キャッシュフロー
三井住友カード・ビジネスオーナーズ 57日
アメリカン・エキスプレス・ビジネスカード 49日
セゾンプラチナ・ビジネスプロ・アメリカン・エキスプレス・カード 84日

基本的には、57日の法人クレジットカードが多いです。

還元率

ポイントをお得に貯めたい場合、還元率に注目しましょう。
法人クレジットカードは個人と比べて扱う額が大きいため、還元率が違うだけで貯まるポイントに著しい差が出ます。

「還元率が高い」として人気なのが以下の法人クレジットカードです。

  • 楽天ビジネスカード
  • 三井住友ビジネスカードゴールド
  • セゾン コバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カード

特に楽天ビジネスカードの場合、ポイント還元率は最大5%です。

年会費

法人クレジットカードによっては、年会費無料のものと有料のものがあります。
年会費は毎年発生するため、支出を抑えたいなら無料のものを選びましょう。

年会費が無料なのは、以下の法人クレジットカードです。

  • 三井住友カードビジネスオーナーズ
  • NTTファイナンスBizカード レギュラー
  • freee MasterCardワイド

なお、年会費は経費に計上することができます。
詳しくは後述するので、ぜひ参考にしてください。

法人クレジットカードの経費に関するよくある質問

最後に、法人クレジットカードの経費に関するよくある質問を紹介します。
ここで回答するのは以下3つの質問です。

  • 年会費は経費にできる?
  • 領収書が要る?
  • 社長の個人クレジットカードで法人の経費を払える?

法人クレジットカードをお得に、かつ安全に使うためにもこれらの知識は身につけておきましょう。

年会費は経費にできる?

できます。
勘定科目は以下の2つです。

  • 諸会費
  • 支払手数料

どちらで経費計上しても問題ありません。
ただ、翌年以降も同じ勘定科目で処理しなければならないので気をつけてください。

領収書が要る?

必要ありません。
カード決済自体が「信用取引」だからです。

本来、領収書は「現金や有価証券を受け取った証拠」として発行されます。
クレジットカードの場合、現金は動いていないため、基本的に領収書は発行されないのです。
つまり、精算を法人クレジットカードにすることで、完全なペーパーレスを目指せるわけです。

社長の個人クレジットカードで法人の経費を払える?

できます。
社長名義でも事業目的なら、法人の経費として計上可能です。

しかし、分けることをおすすめします。
分けておかなければ、税務調査された際に疑われかねません。
記録となる書類がない場合など「事業目的だった」として証明できなければ、税金を追徴される恐れがあるので気をつけてください。

まとめ

法人クレジットカードで経費するメリットをまとめましょう。

  • 電子データ保存が義務付けられる昨今、精算を法人クレジットカードに一本化するべき
  • 法人クレジットカードで経費精算すると、事務作業を減らせられる
  • 引き落とし日まで現金が動かないため、キャッシュフローが安定する
  • 経費精算システムも導入することで二重計上を防げる
  • 法人クレジットカードは年会費も経費にできる

法人クレジットカードが現金の経費精算よりメリットが大きいのは、間違いありません。
経費の精算を今より効率化させたいなら、早めに法人クレジットカードを作っておきましょう。

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