「就活で企業に折り返しの電話をかけるときに注意すべき点は？」
「就活で折り返しの電話をするときの具体的な例文はどうすれば良いの？」
こんな悩みを抱えていませんか？
この記事では、就活で企業へ折り返しの電話をかけるときに気をつけたいポイントを解説しています。
最後まで読むことで、折り返しの電話の具体的な例文も確認できます。
企業に対する折り返しの電話のかけ方を理解し、不在着信があっても焦らないように準備しておきましょう。
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就活に電話に出れなかったら必ず折り返しをするのがマナー
結論から言うと、就活において企業からの電話に出れなかった場合、折り返しをするのがマナーです。
そのため、もしもあなたに何かしらの事情があって企業からの電話に出られなかったときは、折り返しをするということを意識することが大切です。
就活で企業から電話がきたら必ずかけ直ししよう
就活に取り組む中で、企業から電話がかかってきたら必ず出るようにしましょう。
万が一、企業から電話がかかってきたタイミングで電話に出れなかったら、気づいたタイミングですぐに折り返すことを意識することが大切です。
なぜなら、電話の内容によっては緊急性の高い電話かもしれないですし、就活に関する重大な内容である可能性が高いからです。
とはいえ、実際のところ企業からの電話の折り返しをするにはどのような言葉で電話をすれば良いかわからない就活生は多いです。
ですから、企業からの電話に折り返すことを想定して、あらかじめ例文などを参考に準備しておきましょう。
就活で折り返し電話をかけ直すときはなんて言うのがマナー？
折り返しの電話をする際のポイントは次の3つです。
企業に折り返しの電話をかけ直すときにどのようなことを伝えれば良いかわからない場合、必ず確認しておきましょう。
①自分から名前を名乗る
まずは、自分から名前を名乗りましょう。
仮に企業があなたの電話番号を知っていたとしても、あなたが折り返したときに出る相手は担当の人でない可能性もあります。
ですから、企業から折り返しの電話をする際ははじめに自分から名前を名乗ることを忘れないよう注意しましょう。
②担当者につないでもらい用件を伝える
企業からの折り返しの電話で名前を伝えたら、次にあなた宛にかけてきた担当者につないでもらいます。
折り返しの電話をかけたときに出る人が担当者であるケースもありますが、多くの場合は担当者以外の人が電話に出ます。
そのため、あなたの担当者につないでもらう旨を伝えることはとても大切です。
プライベートであれば、用件だけを伝えれば会社側が担当者につないでくれます。
しかし就職活動においては、電話に対する姿勢や態度も企業に見られているという意識を持つことが大切です。
③お礼を言ってから電話を切る
担当者につないでもらって用件を教えてもらったら、お礼を言って電話を切りましょう。
万が一、あなたの都合で企業からの電話に出られなかったとしても、折り返しの電話で相手に時間を作ってもらっているという意識を持つことが大切です。
そのため、電話をする時間を作ってもらったことへの感謝を忘れず伝えましょう。
お礼を言ってから電話を切るときはすぐに切るのではなく、心の中で3秒程数えてから切ることも意識しましょう。
すぐに電話を切ってしまうと、相手に対して不快な思いを与えてしまうことにもつながるので、注意が必要です。
就活の折り返し電話でやりがちな失敗例と対処法
ここでは就活生がやりがちな、企業への折り返し電話の失敗例を紹介します。
対処法も紹介するので、電話が苦手な方はぜひ参考にして下さい。
不適切な言葉遣い
普段から敬語を使い慣れていない学生のなかには、折り返し電話の際に不適切な敬語や言葉遣いをしてしまう人もいます。
就活でよく使われる敬語や言葉遣いは、事前に調べて練習しておくようにしましょう。
また、企業に折り返し電話をする内容を、親や友人に話してチェックしてもらうのもおすすめです。
意図を伝えられない
企業からの電話に慌てて折り返してしまい、何を話したらいいのかわからなくなるケースもあります。
折り返し電話の前に、何を伝えたいのか、どのような質問をするのかまとめておくことが大切です。
電話する前に、質問事項をメモ帳に箇条書きで書き出しておきましょう。
うまく話せない
折り返し電話の際に、緊張してうまく話せないというケースもあるでしょう。
電話が苦手な人は、緊張を和らげるために、深呼吸をしてから電話をかけるようにしましょう。
また、「うまく話さなければいけない」と考えると余計に緊張するものです。
「まだ学生だから企業に電話をかける時は緊張して当たり前！」と開き直るくらいの気持ちも大切です。
就活で折り返しの電話をかけるときに用意しておくもの
企業に対して折り返しの電話をするときは、企業から要件を伝えられることがほとんどです。
そのため、企業から伝えられた要件を忘れないためにも、あらかじめ次に紹介する3つの道具を用意しておきましょう。
筆記用具
就活における電話では、メモを取るため筆記用具の準備は必須です。
筆記用具といっても、ボールペンがあれば十分でしょう。
就活生によってはタブレットやスマートフォン、またパソコンなどでメモを取る人もいますが、外でメモを開く状況があった場合不便となります。
ですから、紙に書ける使いやすいボールペンを常備しておくのが無難です。
メモ帳またはノート
メモ帳やノートは、ボールペンとセットで準備しておきましょう。
就活における電話で使用するメモ帳とノートはどちらを使用しても問題ありませんが、できるだけ使いやすいものを選ぶのがおすすめです。
メモ帳であればすぐに書き込みができるものを選び、ノートであればB5またはA4サイズのものを選ぶとメモを取りやすいです。
もしあなたが使い慣れているメモ帳やノートがあるなら、使い慣れているものを就活用として使用するのも良いでしょう。
スケジュール帳
メモ帳やノートとは別に、スケジュール帳を用意しておくと便利です。
その理由は、企業に折り返しの電話をしたときの内容が面接スケジュール等の内容だった場合、すぐに就活スケジュールを確認できるからです。
手元にスケジュール帳がないことから、探して再度電話をかけ直すと企業に迷惑をかけてしまいます。
ですから、就活での折り返しの電話をする際はスケジュール帳も準備しておきましょう。
就活で折り返しの電話をかけるときの例文
就活で折り返しの電話をかけるときにどのような言葉を言えば良いかわからない就活生のために、就活で折り返しの電話をかけるときの例文を紹介します。
企業に対して失礼をしないためにも、事前に確認しておきましょう。
担当者につないでもらう場合
担当者につないでもらうときは、次の例文を参考にすると良いでしょう。
担当者につないでもらう際は、きちんと担当者の名前を伝えることが大切です。
担当者に挨拶する場合
担当者につないでもらったら、まずは挨拶をしましょう。
担当者に挨拶する際の例文は、次のとおりです。
もしあなたがどのような用件で企業から電話がかかってきたのかわかっている状態なら、挨拶に加えて用件について伝えるとなお良しです。
用件を伝える場合
企業の担当者に用件を伝える場合の例文は、次のとおりです。
用件を伝える際は、簡潔に伝えることが大切です。
また一方的に話を進めるのではなく、あくまでも相手に用件を伝えてもらう時間をいただいているという意識をもちましょう。
お礼の挨拶をする場合
担当者があなたに用件を伝えたら、電話の切り際での挨拶となります。
参考となる例文は、下記のとおりです。
電話を切る前は、必ずお礼を述べましょう。
お礼は、一言でも問題ありません。
もし不安なのであれば、次のようにお礼の挨拶の際に用件を復唱しても良いです。
きちんと丁寧な言葉遣いで、企業に失礼のないよう電話をしましょう。
就活の折り返し電話は翌日でも大丈夫？
もしも何かしらの事情で企業からの電話に出られなかったとき、折り返したくてもどのタイミングで折り返しの電話をすれば良いか疑問に思っている就活生は多いです。
特に多い疑問点として、就活の折り返し電話は翌日でも問題ないのかということです。
就活における折り返し電話のタイミングとして押さえておきたいポイントは、次の4つです。
基本的に就活の折り返しの電話は当日中にする
基本的に、就活で企業からの電話折り返しは当日中にするよう心がけましょう。
その理由は、企業があなたに対して電話をするための二度手間を防ぐためです。
また、一般的に企業から電話がかかってくるということは、緊急性の高い用件であることが多いということも理由です。
ですから余程のことがない限りは、企業から電話がかかってきていたら当日中に折り返しするよう注意しましょう。
面接の電話も翌日の折り返しはNG
就活における企業からの電話は、スケジュールに関する件やその他必要事項を伝えるための用件であることが多いです。
なかには、面接で企業から電話がかかってくることもあります。
当日中に折り返しをするのであればまだ問題はありませんが、面接の電話は特に翌日の折り返しをしないよう注意しなければいけません。
もしも面接の電話を翌日に折り返しすると、当日に折り返しがなかったことで面接に落とされるなんてこともあります。
ですから企業からの電話でも、特に面接の電話は当日中に折り返すことを徹底しましょう。
就活の電話の折り返しは日曜を避ける
何かしらの都合で企業へ折り返しの電話をするのが翌日になる場合は、日曜日を避けて電話をしましょう。
日曜日が休みの企業もありますが、なかには日曜日でも電話対応をしている企業もあります。
基本的に日曜日というのは、企業側も人を少なくしているところが多いです。
そのため、日曜日に電話の折り返しをするのは企業に対して迷惑になってしまいかねません。
ですから、企業に迷惑を与えないよう日曜日に折り返しの電話をかけないよう注意しましょう。
就活の電話の折り返しは何回も繰り返さないようにする
もしあなたが企業に折り返しの電話をして相手が出なかった場合、何回も折り返しをするのはNGです。
あなたに都合があって企業からの電話に出られなかったのと同じで、企業も何かしらの都合であなたの電話に出られないこともあります。
そのため、就活の電話の折り返しは何回も繰り返さないようにしましょう。
就活で会社に折り返し電話をするときの時間は？18時以降はNG？
折り返し電話は基本的に当日中にするのがマナーですが、具体的に折り返し電話をするのに失礼がない時間帯もあります。
就活の折り返し電話は企業から時間をいただくものなので、失礼のない時間帯で折り返しましょう。
もし折り返す時間が遅くなったら、日付を改めて最優先で翌日に電話をかけましょう。
折り返しの時間は14時から17時までの間がベスト
当日中に折り返しの電話をする際は、14時から17時までの間にかけ直すようにしましょう。
お昼の12時から13時までの時間は、会社がお昼休みである場合が多いです。
一方で17時以降に電話をかけると、担当者が退勤している可能性もあります。
また、14時から17時の時間帯は比較的会社も落ち着いているため、電話に出やすい状態です。
ですからあなたが企業に折り返しの電話をかける際は、14時から17時までの間にかけることを意識しましょう。
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就活における折り返しの電話に関するよくある質問
就活生が思う、折り返し電話に対するよくある疑問は次のとおりです。
- 就活で企業に折り返し電話するときに担当者がわからないときは？
- 就活で不在着信が二回目のときの電話の折り返し方は？
- 就活の電話で「またかけます」と留守電が入っていたら折り返しする？
- 就活中で気づかず電話の折り返しが遅くなったらメールでも良い？
- 就活の電話折り返しは4日後でも問題ない？
就活では企業との電話がつきものなので、これから就活を始めようと考えているのであれば押さえておきたいです。
就活で企業に折り返し電話するときに担当者がわからないときは？
就活で企業に折り返しの電話をするときに、状況によっては担当者がわからないこともあります。
もし企業に折り返しの電話をするときに担当者がわからない場合は、用件を伝えると良いです。
用件を伝えると、企業側は担当者につないでくれます。
ですから、折り返しの電話で担当者がわからないときは、名前を伝えた後に用件を伝えましょう。
就活で不在着信が二回目のときの電話の折り返し方は？
企業からの電話に気づいたのが二回目の不在着信の後だった場合、まずは速やかに折り返しの電話をすることが大切です。
そして折り返しの電話が遅れてしまったことをお詫びし、担当者につないでもらいましょう。
不在着信が二回入っているケースは、あなたが電話に気づくのが遅かった場合か緊急の連絡であることがほとんどです。
できるだけ二回もの不在着信がないよう、日頃から心がけておきましょう。
就活の電話で「またかけます」と留守電が入っていたら折り返しする？
就活の電話で「またかけます」と留守電が入っていた場合、時間帯によってはあなたが折り返したときに担当者が不在である可能性があります。
ですから、再度企業から電話がかかってくるのを待ち、なるべく1回目の電話で出られるように準備しておきましょう。
しかし時間が経っても電話が来ない場合は、失礼のない時間帯で折り返しの電話をしても問題ありません。
就活中で気づかず電話の折り返しが遅くなったらメールでも良い？
就活中で気づかないときは、必然的に企業からの電話に折り返すのが遅くなります。
もし就活中で気づかずに電話の折り返しが遅くなったとしても、メールではなく電話で直接連絡することが大切です。
時間帯によってはメールで連絡をする方法をとるのも問題はありませんが、基本的には電話で折り返しをするのがマナーです。
ですから、就活中で電話の折り返しが遅くなったとしても、メールではなくできるだけ電話で折り返すようにしましょう。
就活の電話折り返しは4日後でも問題ない？
就活の電話折り返しは、基本的に当日中にするのがマナーです。
そのため、電話の折り返しを4日後にするのは良くありません。
もしもあなたに何かしらの事情があって電話の時間をとることが難しい場合は、隙間時間を使って企業に折り返しの電話を入れ、事情を伝えるのが良いです。
企業からの電話に出ないというのは、就活のみならず一般常識として失礼にあたるので、電話がかかってきたらできるだけ早く折り返すよう心がけましょう。
まとめ
就活中は、企業からの電話に折り返すシーンが多くなります。
もしあなたが就活で企業から電話がきたことに気づかなかったときは、できるだけ当日中に折り返すようにしましょう。
万が一翌日に折り返しの電話をかけるときは、はじめにお詫びを入れたうえで用件を伺いましょう。
折り返しの電話対応は、社会人になって必ず必要とされるマナーの1つです。
就職活動中に身につけておき、社会人になって困らないようにしておきましょう。
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