就活の選考辞退するときのメールの送信方法とは?例文も解説

就活の選考辞退するときのメールの送信方法とは?例文も解説

「選考辞退はメールでいい」

「印象を悪くしない選考辞退の方法を知りたい」

「選考辞退メールに返信がこない場合の対処法を知りたい」

就活が進むと選考辞退をする機会も増えてきます。選考辞退をする場合、企業に悪い印象を与えたくないのが就活生の心情でしょう。

しかし、面倒なことにもなりたくないはずです。

選考辞退をする際に気をつけたいマナーと、選考辞退の方法を紹介します。

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新卒の選考辞退はメールでもOK?

新卒が選考辞退するとき、疑問に感じる内容を4つ解説します。

  1. 説明会後に選考を受けない時はメール連絡でも大丈夫?
  2. 就活の内定辞退はメールで大丈夫?
  3. 就活の選考辞退は電話をするべき?
  4. 就活の選考辞退で「連絡しない」はNG!

説明会後に選考を受けない時はメール連絡でも大丈夫?

説明会後の選考辞退は、メール連絡で大丈夫です。

メールで連絡することで、連絡した痕跡を残すことができるからです。

しかし選考当日や前日など、スケジュールが直近なら電話をかけます。

状況に応じた対応が求められますが、基本的にメール連絡で大丈夫です。

就活の内定辞退はメールで大丈夫?

内定辞退の場合でも、メール連絡で大丈夫です。

ただし内定辞退を決めてから、できる限り早急に連絡することが求められます。

企業は複数の就活者のなかから、あなたに内定を出しています。

あなたの代わりを探す必要があるため、時間に余裕をもって内定辞退するようにしましょう。

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就活の選考辞退は電話をするべき?

就活の選考辞退は、辞退するタイミングにより電話かメールを選びます。

時間に余裕がある状態であれば、メール連絡で大丈夫です。

直近の場合は電話のほうが好ましいと言えます。

直近で電話をするのは、企業がメールの見落としをしないようにするためです。

就活の選考辞退で「連絡しない」はNG!

就活の選考辞退で「連絡しない」は絶対にNGです。

採用する人は、連絡がなければ無駄な時間を過ごすことになるからです。

メールや電話があれば、ほかの選考を繰り上げておこなえるかもしれません。

自分勝手に考えず、相手の立場で考えるようにしましょう。

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【エントリー・書類選考】選考辞退メールの文章例

選考辞退メールを送るとき、メールに記載する文章例が必要かもしれません。

状況に応じて例文を紹介するので、参考にしてください。

選考辞退のメール例文|他社内定が出た

他社内定が出た場合の選考辞退のメール例文は以下を参考にしてください。

【例文】

件名:(日時)の面接辞退のお詫び

株式会社□□
人事部○○様

大変お世話になっております。
○○大学□□学部の(名前)と申します。

このたび、○月○日○時より選考面接を受けさせていただく予定でしたが、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重なお時間と機会をいただいたところ、大変申し訳ございません。

理由といたしまして、別企業より内定をいただき、承諾を進めようと考えているからです。

非常に丁寧に対応していただいた皆様には、心より感謝しております。
○○様をはじめ、貴社の今後の発展を心よりお祈り申し上げます。

ーーーーーーーー
(名前)
(大学名・学部・学科)
(携帯番号)
(メール)

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選考辞退のメール例文|転職する

転職を決意した場合、無理に理由を述べる必要はありません。

メール例文は以下のようになります。

【例文】

件名:(日時)の選考辞退のお詫び

株式会社□□
人事部○○様

大変お世話になっております。
(名前)と申します。

○月○日○時より選考面接を受けさせていただく予定でしたが、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重なお時間と機会をいただいたところ、大変申し訳ございません。

非常に丁寧に対応していただいた皆様には、心より感謝しております。
○○様をはじめ、貴社の今後の発展を心よりお祈り申し上げます。

ーーーーーーーー
(名前)
(大学名・学部・学科)
(携帯番号)
(メール)

選考辞退のメール例文|理由一覧

選考辞退のメールに記載できる「理由」を紹介します。

選考辞退では、上記のようにわざと理由を述べないこともあります。

理由を述べる場合の参考にしてください。

一身上の都合により家庭の事情により
ほかの企業から内定をもらったから選考のなかで自分との不一致を感じたから
体調が思わしくないから大学院に進学するから
ほかにやりたいことを見つけたから独立するから

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選考辞退のメールに返信がこない場合の対処法

選考辞退のメールを送信後、返信がこない場合の対処法を3つ紹介します。

  1. 電話して確認する
  2. 選考辞退メールを再送する
  3. メールの返信がこなくても気にしない

電話して確認する

選考辞退のメールに返信がなく、どうしても気になる場合は電話して確認しましょう。

「先日ご連絡差し上げました〇〇です」と前置きし、メールが届いているか尋ねます。

メールが届いていることが確認されれば、選考辞退のお詫びをして電話を切ります。

会話を引き伸ばすのではなく、完結に要点をまとめて話すようにしましょう。

選考辞退メールを再送する

選考辞退のメールを再送する手段もあります。

企業では忙しいことでメールを見落としている場合があるからです。

メールの件名に「再送」と記載することで、確認のためのメールだとわかります。

ただし必ずしも返信があると考えないようにしましょう。

メールの返信がこなくても気にしない

選考辞退のメールに対し、企業は返信しないことがあります。

選考辞退者に対して、優しく対応する意味がないからです。

一方でメール返信で企業から「どうしても選考を受けてほしい」と言われても、困る人は多いでしょう。

メールの返信がないくらいのほうが、双方ともによいこともあります。

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【採用試験・一次選考・面接】就活(タイミング)別の辞退メール解説

就活には種類があり、タイミング別に辞退メールが異なる場合があります。

就活の選考辞退メール解説|採用試験

公務員(とくに教員)を目指す人などは、採用試験を受験する場合があります。

一般的に一次選考と二次選考(面接)に別れています。

採用試験の辞退率は、一次選考で約3割、二次選考で約1割です。

内定をもらった後から辞退する場合、一般企業の採用辞退と同じです。

一次選考と二次選考(面接)を受験する前に辞退する場合を紹介します。

就活の選考辞退メール解説|一次選考

採用試験の一次選考は、教養試験であることが多いです。

試験会場に出向かなければ、辞退したものとして扱われます。

しかし、翌年以降の受験でのイメージが悪くなる可能性があると言われています。

また公務員の採用辞退をする場合、電話連絡するのが一般的です。

電話ができない事情がある場合、以下のようにメールを送りましょう。

【例文】

採用担当者 様

採用試験を受験させていただいている○○と申します。
このたび、採用試験を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
一身上の都合ではありますが、何卒よろしくお願いいたします。

(大学名)
(名前)
(電話番号)

就活の選考辞退メール解説|面接

二次選考(面接)まで通過している場合も、通常は電話で連絡をします。

やむを得ない理由がある場合、メールで連絡することもあるでしょう。

メールで連絡する際には、相手のことを考えた配慮が必要です。

以下のように、気遣いを含めた文章を送信します。

【例文】

件名:(日時)の選考辞退のお詫び

採用担当者 様

大変お世話になっております。
(名前)と申します。

○月○日○時より選考面接(二次選考)を受けさせていただく予定でしたが、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重なお時間と機会をいただいたところ、大変申し訳ございません。

非常に丁寧に対応していただいたこと、感謝申し上げます。

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就活で選考をメールキャンセル(断る)の注意点

就活で選考をメールキャンセル(断る)ときの注意点をまとめます。

  1. 就活(選考)のお断りメールは完結に!
  2. 辞退の意思は早く伝えるほうがいい!
  3. 相手の都合を考えた時間帯に連絡する!
  4. 原則2週間前までに連絡する!

就活(選考)のお断りメールは簡潔に!

就活の選考辞退のメールは、簡潔な内容にします。

就活者がどれだけ言い訳を並べても、企業にとって嬉しい内容ではないからです。

メール内容は必要最小限に止め、キャンセルが必要な日時を記載します。

感謝とお詫びを記載することを忘れず、簡潔にまとめましょう。

辞退の意思は早く伝えるほうがいい!

選考辞退を決めたら、辞退の意思は早く伝えるようにしましょう。

選考辞退による企業への迷惑を最小限にするためです。

選考辞退の連絡があれば、ほかの就活生に時間を使うことができます。

選考辞退は自己都合ですので、可能な限り企業への迷惑を最小限にとどめましょう。

相手の都合を考えた時間帯に連絡する!

選考辞退をする場合、企業(相手)の都合を考えた時間帯に連絡します。

忙しい時間帯に連絡されると、企業(相手)もストレスを感じるからです。

企業にとって余裕ができる時間帯は、14〜16時が多いと言われています。

時間帯を考えて連絡するのも、社会人としてのマナーだと心得ておきましょう。

原則2週間前までに連絡する!

選考辞退は、原則として2週間前までに連絡します。

2週間前であれば、企業がほかの候補者に連絡を取ることができるからです。

企業は就活者に対して、時間や労力、費用などをかけています。

選考辞退する場合でも、可能な限り早い連絡を心がけてください。

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就活の選考辞退はメールで断り方に注意する|まとめ

就活の選考辞退は、メールを送るので問題ありません。

しかし、公務員試験のように電話で断るのが一般的な場合もあります。

メールで断る際には、丁寧な言葉遣いに気をつけます。

相手への配慮を忘れず、自己中心的な発言は避けましょう。

採用担当者も人間ですので、辞退されても気持ちよくありたいものです。


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